Digitalisierung kaufmännischer Prozesse mit Lexware
Effizient, rechtssicher und zukunftsfähig für KMU
Stellen wir uns als Unternehmer die ehrliche Frage, wie effizient und reibungslos unsere kaufmännischen Abläufe funktionieren, müssen sich die meisten wohl eingestehen, dass hier und da einiges besser laufen könnte. Das ist nicht verwunderlich.
Denn meist wurde im kleinen Team mit einem überschaubaren Aufwand das Unternehmen gestartet. Doch mit der Zeit nehmen die Aufträge zu, die Buchhaltung wird umfangreicher und mehr Mitarbeiter sind an den Abläufen beteiligt. Das Unternehmen wächst zusehends und in der Hektik des Alltags wird in der Regel weitergearbeitet wie bisher.
Mit gesteigertem Aufkommen steigen ohne fest gelegte Prozesse das Fehleraufkommen und der Zeitaufwand – der manuelle Ablauf ist dem Aufkommen an Aufträgen und Belegen nicht mehr gewachsen. Anpassungen an gesetzliche Vorgaben werden häufig dadurch übersehen oder können nicht umgesetzt werden (Word erstellt keine E-Rechnung).
Die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse ist längst keine Frage der Zukunft mehr – sie ist eine Notwendigkeit im unternehmerischen Alltag. Doch gerade kleinere Unternehmen, in denen Aufgaben nicht klar abgrenzt sind, und die sich auf ihre Kerngeschäfte konzentrieren möchten, zögern häufig, diesen Schritt zu gehen.
Der damit verbundene Aufwand zu Beginn schreckt viele ab, zu starten. Hinzu kommen fehlende IT-Kenntnisse, Skepsis gegenüber Veränderungen und Unsicherheit im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen, die die digitale Transformation zusätzlich bremsen.
Dabei bieten moderne Softwarelösungen wie Lexware eine einfache und verständliche Möglichkeit, kaufmännische Prozesse wie Buchhaltung und Auftragsverarbeitung zu optimieren, rechtssicher abzubilden und nachhaltig zu digitalisieren.
Kaufmännische Prozesse ohne Digitalisierung – ein Blick in den Alltag vieler KMU
In vielen kleinen Unternehmen wird Buchhaltung noch „per Hand“ gemacht oder mit veralteten Excel-Tabellen geführt. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden für die eigene Ablage ausgedruckt, abgeheftet und z.T. noch per Post versendet. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu einer hohen Fehleranfälligkeit, mangelnder Transparenz und steigendem Verwaltungsaufwand.
Wenn Sie die Buchhaltung bei einem Steuerberater machen lassen, fahren Sie womöglich monatlich noch die Ordner mit Papierbelegen hin und her. Hierfür haben Sie jeden digital erhaltenen Beleg erst einmal ausdrucken müssen – ein Fass ohne Boden.
Fragen Sie sich: wie oft wird ein Beleg in die Hand genommen, bis er „erledigt“ ist?
Fehlende Schnittstellen zwischen Buchhaltung, Warenwirtschaft und Kundenkommunikation (oder zum Steuerberater) verursachen doppelte Arbeit – etwa wenn Kundendaten mehrfach manuell erfasst werden. Zudem steigt das Risiko, gesetzliche Vorgaben wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) oder die DSGVO (Datenschutz Verordnung) nicht vollständig einzuhalten.
Potenziale erkennen – So lassen sich kaufmännische Prozesse verbessern
Um ihre Prozesse ins digitale Zeitalter zu bringen, müssen Sie analog beginnen. Der erste Schritt zur Optimierung liegt darin, die eigenen Prozesse ehrlich zu analysieren:
- Wie viel Zeit wird für wiederkehrende Aufgaben aufgewendet?
- Welche Arbeitsschritte durchläuft der bestehende Prozess?
- Welche Mitarbeiter/ Abteilungen sind an dem jeweiligen Ablauf beteiligt?
- Wo entstehen Fehlerquellen, weil manuell gearbeitet wird?
- Wie gut sind die aktuellen Abläufe im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen abgesichert?
Durch eine Digitalisierung ergeben sich klare Vorteile:
✅ Schnellere Bearbeitung von Aufträgen
✅ Automatisierte Buchungsprozesse
✅ Reduzierung von Papier und Lagerplatz
✅ Bessere Übersicht über Finanzen, Kunden und Lager
✅ Vorbereitung auf Steuerprüfungen durch digitale Belegarchivierung
✅ Klarheit bei Mitarbeitern in der Vorgehensweise
✅ Ressourcen werden frei, um sich weniger auf die Verwaltung und mehr auf Kundenbetreuung und Kerngeschäft zu konzentrieren
✅ neue Mitarbeiter werden gezielter und schneller in den laufenden Betrieb integriert
Mit einer integrierten Lösung wie z.B. Lexware Financial office lassen sich viele dieser Punkte direkt umsetzen. Solch ein Programm bietet Ihnen direkte Schnittstellen zu Ihrem Steuerberater und den Meldestellen der Finanzbehörde.
Rechnungen versenden Sie mit Ihrer E-Mail direkt aus dem Programm an Kunden – auch E-Rechnungen werden zuverlässig verarbeitet.
Digitalisierung braucht Akzeptanz – Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
Digitalisierung ist kein Selbstzweck, und sicherlich kein Allheilmittel, sondern soll in erster Linie den Arbeitsalltag vereinfachen und effizienter machen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter bei den Entscheidungen und Planungen mit ins Boot. Ein gut eingebundenes Team erkennt das Potenzial neuer Tools schneller und nutzt diese in Folge effizient – und mit einer positiven Einstellung.
Denn fehlende Akzeptanz ist einer der größten Stolpersteine auf dem Weg zur Digitalisierung. Gerade dann, wenn Mitarbeiter bisher ausschließlich mit analogen Abläufen gearbeitet haben, können Sie schnell auf Skepsis stoßen.
Bedenken Sie, dass Ihre Mitarbeiter die Abläufe am besten kennen und Schwachstellen aufdecken können – nutzen Sie dieses Potential.
Deshalb gilt:
Transparenz schaffen – Warum wird digitalisiert, welche Vorteile bringt es für das Team? Schulungen anbieten – Lexware bietet intuitive Oberflächen, trotzdem hilft eine begleitete Einführung von einem Lexware Partner Feedback einholen – Wer die Mitarbeiter mitnimmt, gewinnt wertvolle Impulse für eine erfolgreiche Umsetzung
Fazit: Der Einstieg in die Digitalisierung ist einfacher, als Sie denken
Für Unternehmen bedeutet die Digitalisierung kaufmännischer Prozesse vor allem eins: Entlastung im Alltag.
Wer Prozesse modernisiert, spart Zeit, reduziert Fehler, erfüllt gesetzliche Vorgaben und gewinnt mehr Kontrolle über das eigene Unternehmen.
Dabei heißt es nicht „Digitalisierung um jeden Preis“ und mit jedem Trend-Programm. Sie und Ihre Mitarbeiter sollten mit Augenmaß und Verstand an die Digitalisierung Ihrer kaufmännischen Prozesse heran gehen: mit welchen Programmen erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag spürbar und auf Dauer; für welche Ihrer individuellen Abläufe macht ein Wechsel zu einem digitalen Prozess Sinn und bringt den ersehnten Nutzen. Nicht alles, was als Hype und Trend gefeiert wird, und weil „es alle so machen“, muss auch in Ihrem Unternehmen zu der gewünschten Verbesserung führen.
Sicher ist jedoch, dass Sie in vielen Bereichen der kaufmännischen Abläufe Kosten reduzieren können: vor allem die Zeitersparnis fällt hier ins Gewicht und dadurch setzen Sie neue Ressourcen Ihrer Mitarbeiter frei, die weniger mit der Verwaltung beschäftigt sind und sich essenzielleren Geschäftsbereichen widmen können.
Mit benutzerfreundlichen Lösungen von Lexware, einem klaren Plan und der Einbindung der Mitarbeiter gelingt der Einstieg auch ohne technisches Vorwissen – Schritt für Schritt und ganz in Ihrem Tempo.
Sprechen Sie Ihren digitalen Umstieg gerne mit uns als zertifizierten Lexware-Partner durch – so stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse optimal abgebildet werden und keine gesetzlichen Vorgaben übersehen werden.
