Rechnungen schreiben – einfach, schnell und rechtssicher
Sie führen seit längerem ein Unternehmen, haben sich gerade selbstständig gemacht oder sind mit einem Start up erfolgreich?
Sie sind Kleinunternehmer, Freelancer, Solopreneur oder leiten einen Betrieb mit mehreren Mitarbeitern – ganz gleich, wie Sie mit Ihrem Wissen, Ihren Produkten und Ihrer Spezialisierung an den Markt gehen, für alle gilt dasselbe: das Finanzamt will wissen, wie viel Umsatz Sie machen.
Dies erfährt es durch Ihre Umsatzsteuer Voranmeldung, Jahresmeldung oder einer Prüfung Ihrer Belege. Hier verbirgt sich ein, für viele, unbekanntes Risiko.
Erstellen Sie Ihre Belege noch mit Word oder Excel, weil es vermeintlich kostenfrei, einfach und schnell ist?
Dann könnte es Ihnen bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt passieren, dass Ihre Buchhaltung und Belegerstellung als nicht GoBD konform akzeptiert wird, Sie in die Beweispflicht kommen, nicht betrogen zu haben, und eine Schätzung Ihrer Umsatzsteuerlast droht.
Wie Sie dieses Risiko vermeiden und eine gesetzlich korrekte Buchhaltung führen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.
Denn die GoBD Vorschriften* gelten für ALLE, die ein Gewerbe mit Gewinnnerzielungsabsicht betreiben.
Wofür steht GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrungen von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Daten zum Datenzugriff“. Im Grunde sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung darum erweitert worden, dass nun auch digitale Daten berücksichtigt werden. Im Vordergrund steht hierbei die „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“ ab Entstehung der digitalen Belege. Zusätzlich gilt es die Vollständigkeit und Verfügbarkeit der Aufzeichungen zu gewährleisten und eine dokumentierte Historie bei Veränderungen der Belege aufweisen zu können. Zudem muss der Zeitpunkt protokolliert sein, wann Belege erstellt oder verändert wurden.
Rechnungen schreiben mit Word oder Excel
Vielleicht denken Sie „meine Buchhaltung macht ein Steuerberater, mir passiert nichts“ und Sie betrifft das Thema nicht. Das ist leider nicht richtig. Sie als Unternehmer tragen die alleinige Verantwortung für die korrekte Buchführung, zu der u.a. das Erstellen Ihrer Rechnungen zählt.
In der Steuerkanzlei ist es für die Buchhaltung unerheblich, wie und womit ein Beleg erstellt wurde. Solange inhaltlich die gesetzlichen Vorgaben erfüllt sind, wird Ihnen kaum jemand sagen, dass die Art der Erstellung das Problem ist. Hier interessiert nur die gesetzlich korrekte Form der Rechnung.
Spätestens ab dem 01.01.2025 haben Sie mit Rechnungen aus Word / Excel allerdings ein weiteres Problem.
Im B2B Bereich sind Sie ab dann verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden – ein PDF Dokument in einer Email anhängen erfüllt diese Anforderung nicht.
Rechnungen, die mit Word oder Excel geschrieben wurden, erfüllen in der Regel (solange Sie nicht mit einer Vorlage arbeiten, die Rechnung ausdrucken, jeweils per Post versenden und abheften und die Vorlage „ohne Inhalt“ wieder speichern) weder Archivierungspflichten, noch die Nachweispflicht bei Änderungen oder das Erfassen des Zeitpunkts, wann etwas geändert wurde (siehe RZ 119 der GoBD).
Abgesehen von den gesetzlichen Lücken birgt die Rechnungsstellung mit Word / Excel einen großen zeit- und kostenintensiven Nachteil.
Sie sparen Ressourcen, wenn Ihre Prozesse (kaufmännischen Abläufe) standardisiert sind und weitest gehend automatisch laufen.
Schreiben Sie Rechnungen in Word/ Excel fehlen Ihnen wichtige Elemente in der Auftragsbearbeitung:
🚫 Weiterführen von Angeboten/ Lieferscheinen zu Rechnungen
🚫 einfach nachvollziehbare Auftragshistorie je Kunde
🚫 Offene Posten Verwaltung/ Zahlungseingänge und -ausstände abgleichen
🚫 automatisiertes Mahnwesen
🚫 leicht wählbare Artikel
Hier können nur weitere Tabellen, Listen oder ähnliches weiter helfen, wenn diese parallel gepflegt werden. Dies erfordert eine laufende, manuelle Bearbeitung, um die Daten in allen Dokumenten auf dem gleichen Stand zu halten.
Dadurch schleichen sich Fehler schneller ein, offene Rechnungen werden leichter übersehen, Verweise in den Belegen (z.B. „Rechnung zu Angebot“) müssen manuell eingetragen werden und die Personalkosten pro Beleg sind deutlich höher.
GoBD konform und effizient arbeiten!
lexoffice bietet, v.a. für kleinere Unternehmen, eine hervorragende Lösung, um genau diese Probleme zu beheben. Mit einer Lösung von lexoffice arbeiten Sie GoBD konform und sind im Falle einer Steuerprüfung abgesichert. Ihre Kundendaten werden nach der DSGVO verarbeitet und Ihre erstellten Belege sind mit lexoffice bereits gesetzlich korrekt archiviert.
Für Ihre Geschäftskunden können Sie E-Rechnungen schreiben; sowohl im ZUGFeRD Format als auch für Behörden als XRechnung.
Möchten Sie nicht selber buchen, können Sie über die App mit Ihrem Mobilgerät alle Papierbelege scannen und über lexoffice Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen. Scannen oder Ordner zum Steuerberater bringen fallen weg.
Ihre Geschäftskonten lassen sich ganz leicht einrichten, so dass Sie direkt im Programm die Zahlungseingänge Ihren Rechnungen per Knopfdruck zuordnen können. Lexoffice ist gesetzlich immer auf dem neuesten Stand und wird laufend von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft geprüft. Damit können Sie sich ganz auf Ihr Business konzentrieren.
Warum sich jetzt ein Wechsel zu lexoffice lohnt:
Auch wenn Sie nicht verpflichtet sind, ab 2025 eRechnungen zu schreiben (z.B. nur B2C Kunden), so sind Rechnungen, die mit Word/ Excel geschrieben werden bereits seit 2015 nicht GoBD konform und damit gesetzlich nicht gültig.
Das birgt für Ihr Unternehmen ein großes wirtschaftliches Risiko, sollte es im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zu Beanstandungen kommen.
Die Gründe „Buchhaltung macht der Steuerberater“ und „ich habe doch nur ein kleines Unternehmen“ gelten in diesem Falle nicht.
Mit der Lösung von lexoffice sind Sie auf der absolut sicheren Seite und automatisieren obendrein Ihre kaufmännischen Prozesse. Damit sparen Sie effektiv Zeit und Geld und erleichtern sich die Arbeit in der Verwaltung spürbar.
Bei uns helfen Ihnen fachkundige lexoffice Coaches bei der Einrichtung sowie Fragen rund um die Themen Buchhaltung und Fakturierung.
Durch zahlreiche Anbindungen können Sie Ihre kaufmännischen Prozesse zunehmend vereinfachen, automatisieren und Ihre Ressourcen besser nutzen. Vereinbaren Sie doch einen Termin, wenn Sie weitere Fragen zu lexoffice haben oder testen Sie kostenfrei 3 Monate das Programm – Sie werden begeistert sein.