Sender Framework Policy (SPF Records) beim Versand von eRechnungen in Lexware

Beim Versand von elektronischen Belegen kann es vereinzelt zu Fehlermeldungen im Zusammenhang mit den SPF (Sender Policy Framework) Einstellungen kommen. Diese Probleme hängen oft mit dem jeweiligen E-Mail Provider zusammen. In diesem Beitrag erklären wir die Hintergründe und geben Tipps zur Lösung.

Hintergrund: Wenn Sie Ihre eigene Absenderadresse beim Versand von eRechnungen verwenden, müssen Sie möglicherweise SPF-Einträge setzen. Andernfalls kann es zu Übermittlungsfehlern kommen, da Anti-Spam-Systeme E-Mails ablehnen oder als Spam klassifizieren, wenn der sendende Server im SPF-Datensatz nicht autorisiert ist.

Prüfung der Notwendigkeit: Um zu überprüfen, ob Sie handeln müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie einen Auftrag über das Kontextmenü (Rechtsklick – ‚Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren‘) auf.
2. Wenn die Option „Absender als sichtbare Versenderadresse verwenden“ aktiviert ist (bei XRechnung ist dies Pflicht), sollten Sie die SPF-Einträge prüfen und gegebenenfalls korrigieren oder neu eintragen.

SPF-Einträge setzen: Für eine korrekte Funktion im Bezug auf SPF ist Zugriff auf die DNS-Zonen-Konfiguration der Domain nötig, die Sie als Absenderdomain setzen möchten. Autorisieren Sie den Server in Ihren SPF-Einstellungen mit folgendem Eintrag:

include:_spf-e.cegedim.fr include:_spf-i.cegedim.fr

Beachten Sie, dass nicht alle E-Mail Provider SPF-Einstellungen zulassen (z.B. T-online, Gmail). Änderungen an den SPF-Einstellungen können bis zu 24 Stunden dauern, bis sie wirksam werden. Bei Problemen wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung oder den jeweiligen Provider.

Wichtiger Hinweis: Falls eine E-Rechnung aufgrund von SPF-Problemen nicht verarbeitet werden kann, haben Sie die Möglichkeit, die Verarbeitung abzubrechen und die SPF-Einträge zu konfigurieren. Danach können Sie die Belege erneut verarbeiten. Beachten Sie, dass es bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die neuen Einträge greifen.

Alternative Absenderadresse: Wenn die Option „Absender als sichtbare Versenderadresse verwenden“ nicht gesetzt ist, wird die eRechnung mit der folgenden Absender-Adresse versendet: noreply@erechnung.haufe-lexware.com. Da es sich um eine noreply-Adresse handelt, empfehlen wir, zusätzlich zur Empfängeradresse auch Ihre eigene E-Mail Adresse (in CC) zu setzen, um eine Kopie zu erhalten.

DMARC-Konfiguration: Aktuell wird die DMARC-Konfiguration von Lexware noch nicht unterstützt, da keine DKIM-Signatur mitgegeben wird. Wenn ein DMARC-Eintrag gesetzt ist, kann es zu Zustellungsproblemen kommen. Die Belege werden validiert und verarbeitet, aber XRechnungen an die ZRE wurden in der Vergangenheit ignoriert. Das manuelle Hochladen funktioniert, ebenso können Sie die Belege an sich selbst senden und dann weiterleiten. In Zukunft wird es hier Änderungen geben, aktuell darf jedoch kein DMARC-Eintrag für die Domain gesetzt sein, damit die Belege bei der ZRE ankommen.