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Gerne möchten wir Ihnen die gängigsten Fragen zum SGB IT digital Archiv beantworten:

Allgemeine Fragen zum digital Archiv:

Wie funktioniert die Suche im Archiv?

Bei der Archivierung einer Datei werden der enthaltene Text, der Titel sowie von Ihnen erstellte Notizen ausgelesen und gespeichert. Alle Dokumente die archiviert sind, können über die Suche gefunden werden. Gefundene Dokumente werden im Hauptfenster angezeigt.

Um nach einem Dokument zu suchen, geben Sie im Suchfeld einen oder mehrere Begriffe ein, die im Titel, Text oder der Notiz zur Datei vorhanden sein sollten.
Um die Suche zu starten, geben Sie die gewünschten Suchbegriffe im Suchfeld ein und drücken Sie „Enter“ oder klicken Sie auf die Lupe.

Bei Klick auf die Lupe öffnet sich eine Auswahlliste mit den für Sie freigegebenen Kategorien. Sie können für Ihre Suche eine bestimmte Kategorie auswählen oder über alle Kategorien suchen. Ergebnisse aus Kategorien, auf die Sie keinen Zugriff haben, werden auch bei Auswahl von „Alle“ nicht angezeigt.

Wie wird archiviert?

Dateien werden im Originalformat und als PDF archiviert. Dateien können auf verschiedenen Wegen archiviert werden:

  • Ablegen von Dokumenten in der Inbox zur späteren Archivierung.
  • Upload über das Upload-Widget in der Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Scan in die Inbox von Ihrem Netzwerkscanner und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Scan in eine Kategorie von Ihrem Netzwerkscanner aus.
  • Speichern von Dokumenten im Netzlaufwerk Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Senden eines Dokumentes als Anhang in einer E-Mail in die Inbox und anschließende Archivierung aus der Liste heraus.
  • Senden eines Dokumentes als Anhang einer E-Mail direkt in eine Kategorie.
  • Durch Auswählen von „Archivieren“ aus dem Menü innerhalb der Dokumentenliste. Das Dokument wird durch klicken des Buttons „Archivieren“ archiviert.
  • Durch Starten eines Workflows aus dem Menü innerhalb der Dokumentenliste. Das Dokument wird nach Abschluss des Workflows archiviert.

Wie liest das System Dokumente aus?

Archivierte Dokumente werden zusätzlich mit einer OCR Software ausgelesen und sind über diese Funktion auf Basis der eingegebenen Suchbegriffe recherchierbar.

Technik und Support:

  • Die Nutzung kann unabhängig vom jeweiligen Betriebssystem über den Internet Browser wie z.B. Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox genutzt werden.
  • Das System unterstützt alle gängigen Dateiformate. Sie können PDF, TIFF, JPG Dateien ebenso wie Office Dokumente in das digitale Archiv ablegen.
  • Dank responsiven Design kann das digitale Archiv mit mobilen Endgeräten wie Smartphones, PDAs oder Tablets genutzt werden, eine eigene APP ist hierfür nicht notwendig.
  • Sie können Ihre Dokumente auf verschiedene organisatorischen Ebenen ablegen. Die oberste Ebene besteht aus Kategorien, gefolgt von Akten-Arten und Akten. Darüber hinaus können Sie die Kategorieneinteilung mit einer größeren hierachischen Tiefe versehen z.B. für Rechnung oder Lieferschein.
  • Das digital Archiv stellte eine Schnittstelle zur Dokumentenübergabe an „DATEV-Belegtransfer“ zur Verfügung. Die für die Buchhaltung relevanten Dokumente können so mit der bekannten DATEV-Technik zur Bearbeitung durch das Steuerbüro / die Steuerkanzlei an DATEV übergeben werden. Die an DATEV übertragenen Dokumente wie Kassenbelege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen etc. verbleiben im Original in Ihrem digital Archiv.
  • Über die ELiAS APP können auch die digitalen Belege aus der Lexware warenwirtschaft und der Lexware buchhaltung automatisiert in das System übernommen werden.
  • Um die Lesbarkeit von Dokumenten dauerhaft zu gewährleisten, werden Ihre Dokumente nicht nur im Originalformat, sondern auch als PDF/A archiviert. PDF/A ist der ISO-Standard 19005 für die Langzeitarchivierung im PDF-Format.
  • Sie können Rechnungen im ZUGFeRD-Format archivieren. Sowohl PDF als auch XML-Daten werden gespeichert und ausgelesen. Darüber hinaus bleiben die in der XML hinterlegten Buchungs- und Zahlungsdaten bei der Übergabe an Drittsysteme oder beim Versand per E-Mail integraler Bestandteil des Dokuments.

Funktionen:

  • Bilder können Sie auch digital archivieren. Geben Sie in der Notiz einfach Schlagworte oder Beschreibungen des Bildes ein, um Ihr Bild später anhand dieser Begriffe wiederfinden zu können.
  • Um unternehmenseigene Prozesse genau abzubilden, können Sie eigene Workflows erstellen.
  • Dokumente, die Sie besonders oft verwenden, können Sie mit einem Klick als Favorit markieren. So finden Sie wichtige Dokumente einfach gesammelt in der Favoriten-Ablage oder mit der nächsten Suchanfrage an erster Stelle in Ihrer Suchergebnisliste.
  • Das digital Archiv stellt Ihnen eine Klammerfunktion zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie zusammengehörige Dokumente miteinander verknüpfen. Suchen Sie später nach einem der Dokumente, werden Ihnen auch die dazugehörigen Dokumente angezeigt.
  • In einem revisionssicheren digitalen Archiv können Sie Dokumente nicht löschen. Schleicht sich dennoch ein fehlerhaftes Dokument in Ihr Archiv ein, können Sie dieses mittels der “Verbergen”-Funktion für Ihre Mitarbeiter unsichtbar machen.

Vertrag:

  • Die Laufzeit für das digitale Archiv beträgt 12 Monate. Nach Ablauf der Laufzeit, verlängert sich der Bezug automatisch um ein weiteres Jahr. Eine Kündigung ist jederzeit möglich und wird jeweils zum Ende der jeweiligen Laufzeit wirksam.
  • Im Archiv wird jeweils das original Dokument wie auch eine Variante in PDF/A gespeichert, beide Dokumente können Sie sich auch aus dem Archiv runterladen (z.B. bei Beendigung und Wechsel in ein anderes System). Gerne können wir Ihnen auch ein Export oder Datenträger aller Dokumente zur Verfügung stellen, hierfür erhalten Sie dann ein gesondertes Angebot.
  • Die Grundgebühr beträgt € 29 netto pro Monat, zzgl. der aktuell gültigen Umsatzsteuer und wird im Voraus für den aktuellen Monat berechnet und per Lastschrift eingezogen (SEPA Lastschriftmandat). Weitere Benutzer können für € 19 netto im Monat jederzeit dazu gebucht werden. Die Laufzeit verändert sich hierdurch nicht, sollen Benutzer reduziert werden, wird dies zum Ende der aktuellen Laufzeit angepasst. Bei mehr als 5 Benutzern, erstellen wir gerne ein individuelles Angebot.
  • Sie können das digitale Archiv jederzeit gerne für 30 Tage kostenlos testen.

Sie haben weitere Fragen oder wünschen eine individuelle Beratung? Dann nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, wir freuen uns über Ihre Anfrage.