Lexware Archivierung: Automatische E-Mail Archivierung jetzt möglich
Ab sofort kann Lexware archivierung auch E-Mails automatisch revisionssicher archivieren. Diese Funktion steht ab jetzt kostenfrei in Lexware archivierung zur Verfügung.
Warum E-Mail-Archivierung so wichtig ist? Weil alle Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige gesetzlich dazu verpflichtet sind, steuerlich relevante E-Mails inklusive der Anhänge revisionssicher aufzubewahren (z.B. Bestellungen, Rechnungen oder Retouren). Mehr erfahren
Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?
Die Funktion „E-Mail-Archivierung“ ermöglicht es Ihnen, E-Mails und deren Anhänge aus einem E-Mail-Ordner direkt zu sichern. Binden Sie einfach Ihr E-Mail-Konto via IMAP an Lexware archivierung an und legen Sie fest, welche E-Mail-Ordner archiviert werden sollen. Anschließend werden die E-Mails aus diesen Ordnern automatisch in Ihr Archiv übertragen und dort revisionssicher archiviert.
IMAP wird von fast allen gängigen E-Mail-Anbietern (t-online, gmx, web, yahoo, AOL etc.) unterstützt. Eine Integration in das eigene Archiv ist daher in der Regel schnell eingerichtet. Eine Hilfe bietet unsere Schritt-für-Schritt Anleitung.
Die E-Mail-Archivierung kann nicht direkt auf lokal gespeicherte E-Mails zugreifen. Der Grund: Je nach Konfiguration Ihres E-Mail-Programms (Thunderbird, MS® Outlook usw.) werden E-Mails beim Abruf vom Server auf den eigenen Rechner verschoben und dadurch auf dem Server gelöscht. Diese E-Mails stehen für den Zugriff per IMAP also nicht mehr zur Verfügung.
Lexware archivierung
Wie schon berichtet bietet Lexware nun einen eigenen Cloud Dienst für die digitale Archivierung an. Inzwischen ist das Paket auch über den Lexware Shop buchbar, grundsätzlich kann dieser Dienst auch für nicht Lexware Kunden interessant sein.
Der Vorteil der online Lösung:
- Jedes Dokument wird in seinem ursprünglichen Zustand gespeichert.
- Alle nachträglichen Bearbeitungsschritte werden protokolliert (z. B. Neuanlage, Änderung, Löschung).
- Die Original-Datei kann jederzeit wiederhergestellt werden.
- Beim Wechsel auf neue Systeme oder Medien bleiben alle Information erhalten.
Leider kann die Lexware Archivierung aktuell noch nicht direkt über uns gebucht werden, ein Anmeldung ist erst einmal nur über den Lexware Shop möglich:
https://shop.lexware.de/lexware-Archivierung
Lexware startet eigene Archivierungslösung
Unter dem Namen Lexware Archivierung wird ab sofort eine eigene cloud basierte Archivierungslösung angeboten. Spätestens seit der vollständig geltenden GoBD ab 01.01.2017, müssten sich alle Unternehmer mit diesem Thema beschäftigen und technisch umsetzen. Möglichkeiten der konformen Archivierung der digitalen Unterlagen sind ja vielfältig, aber grundsätzlich bieten sich ja Lösungen aus bestehenden Produkten an.
So bietet Lexware nun auch die Möglichkeit, entsprechende Belege aus Ihren Systemen automatisiert in eine Archivierungslösung zu übermitteln. Dabei werden die Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Zusätzlich können auch eigene Ordner mit überwacht und übermittelt werden, so das auch „Fremd“ Daten (also nicht in Lexware enthalten) mit archiviert werden können.
Leider gibt es aktuell noch keine Integration an einen E-Mail Client, wobei speziell E-Mails wichtig für die Archivierung wäre.
Zur Zeit kann der Dienst auch nur direkt über Lexware aktiviert und gebucht werden, dennoch unterstützen wir Sie gerne bei diesem Prozess. Sprechen Sie uns einfach an.
Praxistest 06/16: Starfinder – Digitales Archiv
Der Verbund IT-Teamworker hat das digitale Archiv StarFinder getestet und mit der Qualität “sehr gut” ausgezeichnet. Den kompletten Bericht können Sie hier nachlesen.
Die IT-Teamworker sind eine Kooperationsgemeinschaft von kompetenten und zuverlässigen IT-Systemhäusern und IT-Diensteistern, die sich zu einem bundesweiten Netzwerk verbunden haben. Sie betreuen bundesweit über 12.000 kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, Steuerberater und Kanzleien.
Spielregeln der digitalen Archivierung
Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung
- Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Quelle: Bitkom
Ein Muss: die Verfahrensdokumentation
Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).
Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.
Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!
Sie möchten mehr über digitale Archivierung erfahren?
http://www.digitale-archiv.de