digitale Archivierung

Lexware Archivierung: Automatische E-Mail Archivierung jetzt möglich

Ab sofort kann Lexware archi­vie­rung auch E-Mails auto­ma­tisch revi­si­ons­si­cher archi­vieren. Diese Funk­tion steht ab jetzt kosten­frei in Lexware archi­vie­rung zur Verfü­gung.

Warum E-Mail-Archi­vie­rung so wichtig ist? Weil alle Unter­nehmen, Frei­be­rufler und Selbst­stän­dige gesetz­lich dazu verpflichtet sind, steu­er­lich rele­vante E-Mails inklu­sive der Anhänge revisionssicher aufzu­be­wahren (z.B. Bestel­lungen, Rech­nungen oder Retouren). Mehr erfahren

Wie funktioniert die E-Mail-Archivierung?
Die Funk­tion „E-Mail-Archi­vie­rung“ ermög­licht es Ihnen, E-Mails und deren Anhänge aus einem E-Mail-Ordner direkt zu sichern. Binden Sie einfach Ihr E-Mail-Konto via IMAP an Lexware archivie­rung an und legen Sie fest, welche E-Mail-Ordner archi­viert werden sollen. Anschlie­ßend werden die E-Mails aus diesen Ordnern auto­ma­tisch in Ihr Archiv über­tragen und dort revisionssicher archi­viert.
IMAP wird von fast allen gängigen E-Mail-Anbie­tern (t-online, gmx, web, yahoo, AOL etc.) unter­stützt. Eine Inte­gra­tion in das eigene Archiv ist daher in der Regel schnell einge­richtet. Eine Hilfe bietet unsere Schritt-für-Schritt Anlei­tung.

Die E-Mail-Archi­vie­rung kann nicht direkt auf lokal gespei­cherte E-Mails zugreifen. Der Grund: Je nach Konfi­gu­ra­tion Ihres E-Mail-Programms (Thun­der­bird, MS® Outlook usw.) werden E-Mails beim Abruf vom Server auf den eigenen Rechner verschoben und dadurch auf dem Server gelöscht. Diese E-Mails stehen für den Zugriff per IMAP also nicht mehr zur Verfü­gung.

Lexware archivierung

Wie schon berichtet bietet Lexware nun einen eigenen Cloud Dienst für die digitale Archivierung an. Inzwischen ist das Paket auch über den Lexware Shop buchbar, grundsätzlich kann dieser Dienst auch für nicht Lexware Kunden interessant sein.

Der Vorteil der online Lösung:

  • Jedes Dokument wird in seinem ursprünglichen Zustand gespeichert.
  • Alle nachträglichen Bearbeitungsschritte werden protokolliert (z. B. Neuanlage, Änderung, Löschung).
  • Die Original-Datei kann jederzeit wiederhergestellt werden.
  • Beim Wechsel auf neue Systeme oder Medien bleiben alle Information erhalten.

Leider kann die Lexware Archivierung aktuell noch nicht direkt über uns gebucht werden, ein Anmeldung ist erst einmal nur über den Lexware Shop möglich:

https://shop.lexware.de/lexware-Archivierung

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Lexware startet eigene Archivierungslösung

Unter dem Namen Lexware Archivierung wird ab sofort eine eigene cloud basierte Archivierungslösung angeboten. Spätestens seit der vollständig geltenden GoBD ab 01.01.2017, müssten sich alle Unternehmer mit diesem Thema beschäftigen und technisch umsetzen. Möglichkeiten der konformen Archivierung der digitalen Unterlagen sind ja vielfältig, aber grundsätzlich bieten sich ja Lösungen aus bestehenden Produkten an.

So bietet Lexware nun auch die Möglichkeit, entsprechende Belege aus Ihren Systemen automatisiert in eine Archivierungslösung zu übermitteln. Dabei werden die Daten in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Zusätzlich können auch eigene Ordner mit überwacht und übermittelt werden, so das auch “Fremd” Daten (also nicht in Lexware enthalten) mit archiviert werden können.

Leider gibt es aktuell noch keine Integration an einen E-Mail Client, wobei speziell E-Mails wichtig für die Archivierung wäre.

Zur Zeit kann der Dienst auch nur direkt über Lexware aktiviert und gebucht werden, dennoch unterstützen wir Sie gerne bei diesem Prozess. Sprechen Sie uns einfach an.

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Praxistest 06/16: Starfinder – Digitales Archiv

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Der Verbund IT-Teamworker hat das digitale Archiv StarFinder getestet und mit der Qualität “sehr gut” ausgezeichnet. Den kompletten Bericht können Sie hier nachlesen.

Die IT-Teamworker sind eine Kooperationsgemeinschaft von kompetenten und zuverlässigen IT-Systemhäusern und IT-Diensteistern, die sich zu einem bundesweiten Netzwerk verbunden haben. Sie betreuen bundesweit über 12.000 kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, Steuerberater und Kanzleien.

Spielregeln der digitalen Archivierung

Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

  1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Quelle: Bitkom

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!

Sie möchten mehr über digitale Archivierung erfahren?

http://www.digitale-archiv.de