Zugferd

Die XRechnung kommt

In Lexware haben Sie die Möglichkeit E-Rechnungen zu versenden, für Auftragnehmer von öffentlichen Auftraggebern wird die Übermittlung einer E-Rechnung evtl. sogar Pflicht.

Was ist eine elektronische Rechnung?
Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. So schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor.

Da häufig nicht alle Details einer Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegen, sind auch sogenannte Hybridformate zugelassen, wie z.B. das ZUGFeRD-Format. Diese Formate bestehen aus einer E-Rechnung plus Bilddatei. Reine, strukturierte Formate sind die bekannten Standards XML und EDI. Im Falle der öffentlichen Verwaltung kommt nun die sogenannte XRechnung hinzu. Um diese Formate lesen zu können, ist ein spezieller Viewer erforderlich.

Was viele beim Thema E-Rechnung missverstehen: Eine reine Bilddatei ohne strukturierte Daten – zum Beispiel ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung, die dann per E-Mail verschickt wird, ist keine elektronische Rechnung.

Die Bundesbehörden stellen 2020 komplett auf die E-Rechnung um. Rechnungen in Papierform werden nicht mehr akzeptiert. Das heißt: Alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Rechnungen austauschen, müssen auf E-Rechnung umstellen. Aber auch viele private Unternehmen fordern inzwischen häufig elektronische Rechnungen von Ihren Geschäftspartnern.

Diese Formate stehen Ihnen bei Lexware zur Verfügung:
Innerhalb Ihrer Lexware Software stehen Ihnen drei verschiedene E-Rechnungsformate zur Verfügung. Je nachdem, mit welchem Format Ihr Kunde arbeitet, können Sie derzeit zwischen vier Formaten wählen. Für die Nutzung der Formate fallen pro E-Rechnung folgende Gebühren an:

XRechnung (an öffentl. Institutionen) 0,29 Euro zzgl. MwSt.
eRechnung (signiert) 0,29 Euro zzgl. MwSt.
ZUGFeRD 2.0 (basic/comfort) 0,25 Euro zzgl. MwSt.

Wichtiger Hinweis: Alle Kunden, an die Sie die E-Rechnungen schicken, müssen dem elektronischen Verfahren zustimmen

XRechnung mit Lexware versenden

Seit dem Februar-Update 2020 sind in der Lexware Software zwei neue Formate für die eRechnung freigeschaltet.

Wenn Ihr Unternehmen Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber des Bundes erbringt, können Sie Rechnungen elektronisch im Standard XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und zukünftig auch weitere Plattformen übermitteln. Dies ist aus Ihrem Lexware Programm ab sofort möglich. 

Um die Dienste in Anspruch nehmen zu können, registrieren Sie sich zunächst, sofern noch nicht geschehen, bitte für den Service eRechnung in Ihrem Lexware Programm:

Ausführliche Informationen zur Registrierung finden Sie hier.

Um die XRechnung nutzen zu können, muss zunächst beim Bund ein Benutzerprofil erstellt werden. Dies ist notwendig, wenn die XRechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) laufen. Wichtige Informationen zur Registrierungen finden Sie hier:

Xrechnung_Anleitung_Registrierung_bund.pdf

Hinweis:

Neben der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), gibt es eine weitere Plattform (OZG-RE – Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform), zukünftig ist mit weiteren Empfängern für XRechnungen zu rechnen. Damit Sie die erzeugten XRechnungen an den korrekten Empfänger senden, erfragen Sie die E-Mail Empfänger Adresse, sowie die Leitweg-ID bei Ihrem Auftraggeber/ Kunden.

Für jeden Kunden können Sie bereits vorab festlegen, in welchem Format der Kunde die eRechnung erhält. 

Rufen Sie hierfür unter ‚Verwaltung – Kunden‘ den entsprechenden Kunden auf und hinterlegen Sie das Format im Kundenassistenten auf der Seite ‚eRechnung‘. Die dort hinterlegten Daten werden automatisch für den Rechnungsversand übernommen. 

Hinweis:

Um Belege im Format XRechnung zu versenden, müssen Sie bereits bei der Rechnungsstellung bestimmte Anforderungen erfüllen, da diese Formate entsprechende Pflichtfelder vorsehen. Im Lexware Programm selbst ist bereits eine Prüfung implementiert, die Sie auf fehlende Pflichtfelder hinweist.

Außerdem benötigen Sie für die Einreichung einer XRechnung zwingend die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers. Diese erhalten Sie von Ihrem Auftraggeber.

Weitere Informationen zur Leitweg-ID finden Sie hier: Was ist die Leitweg-ID?

Allgemeine Informationen des Bundes zum Thema XRechnungen finden Sie hier:

Informationen auf der Seite Bund

Weitere Informationen & FAQs zum Thema XRechnung:

Anforderung an die Rechnungsstellung im Format XRechnung

Welche Bankverbindung wird bei der XRechnung an den BUND übermittelt?

Welche E-Mail Empfänger Adresse muss ich im Falle der XRechnung verwenden?