Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO

Vereinbarung zwischen der:

SGB IT OHG – Kätnerland 2 – 24983 Handewitt

(Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt)

1       Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

1.1      Gegenstand

1. Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.
2. Der Auftragnehmer verarbeitet dabei personenbezogene Daten für den Auftraggeber im Sinne von Art. 4 Nr. 2 und Art. 28 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf Grundlage dieses Vertrages.
3. Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind (z. B. Angemessenheitsbeschluss der Kommission, Standarddatenschutzklauseln, genehmigte Verhaltensregeln).

1.2      Dauer

1. Die Dauer der Verarbeitung ist in Anlage 1 geregelt.

2       Technisch-organisatorische Maßnahmen

1. Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Art. 32 DSGVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 DSGVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DSGVO zu berücksichtigen.
2. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.
3. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind in der Anlage 3 aufgeführt.

3       Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

1. Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig, sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.
2. Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter.

4       Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach dokumentierten Weisungen des Auftraggebers, sofern er nicht zu einer anderen Verarbeitung durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragnehmer unterliegt, hierzu verpflichtet ist (z. B. Ermittlungen von Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden); in einem solchen Fall teilt der Auftragsnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. a DSGVO).
2. Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DSGVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben
3. Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt und sofern dieser gesetzlich vorgeschrieben ist. Ggf. ist der Wechsel des Datenschutzbeauftragten dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
4. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DSGVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.
5. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO.
6. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
7. Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt.
8. Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.
9. Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
10. Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse.
11. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Landesdatenschutzbeauftragten und den von ihm eingesetzten Bediensteten Zugang zu den Arbeitsräumen zu gewähren.

5       Unterauftragsverhältnisse

1. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO zur Vertragserfüllung einzusetzen.
2. Die aktuell eingesetzten Unterauftragnehmer sind in der Anlage 2 aufgeführt. Der Auftraggeber erklärt sich mit deren Einsatz einverstanden.
3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber mit mindestens einer Frist von 4 Monaten vorab, wenn er eine Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter beabsichtigt. Der Auftraggeber kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben.
4. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung kann nur aus einem wichtigen Grund innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber dem Auftragnehmer erhoben werden. Im Fall des Einspruchs kann der Auftragnehmer nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder – sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung für den Auftragnehmer nicht zumutbar ist – die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Auftraggeber zum angekündigten Zeitpunkt einstellen. Über die geplante Einstellung der Leistung wird der Auftraggeber innerhalb von 14 Tagen nach Zugang des Widerspruchs durch den Auftragnehmer informiert.

• Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z. B. als Post-, Transport- und Versandleistungen, Reinigungsleistungen, Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt und Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen. 
• Der Auftragnehmer hat vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer auch gegenüber Unterauftragnehmern gelten. In dem Vertrag mit dem Unterauftragnehmer sind die Angaben so konkret festzulegen, dass die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Unterauftragnehmers deutlich voneinander abgegrenzt werden. Werden mehrere Unterauftragnehmer eingesetzt, so gilt dies auch für die Verantwortlichkeiten zwischen diesen Unterauftragnehmern. Insbesondere muss der Auftraggeber berechtigt sein, im Bedarfsfall angemessene Überprüfungen und Inspektionen, auch vor Ort, bei Unterauftragnehmern durchzuführen oder durch von ihm beauftragte Dritte durchführen zu lassen.

6       Kontrollrechte des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber hat das Recht, vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig in angemessener Weise im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
2. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DSGVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.
3. Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch
   1. die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DSGVO;
   1. die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DSGVO;
   1. aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
   1. eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z. B. nach ISO 27001, BSI-Grundschutz o. ä.).

7       Mitteilung bei Störungen der Verarbeitung und bei Verstößen des Auftragnehmers

1. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich Störungen, Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die im Auftrag getroffenen Festlegungen sowie den Verdacht auf Datenschutzverletzungen oder Unregelmäßigkeiten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten mit. Dies gilt vor allem auch im Hinblick auf eventuelle Melde- und Benachrichtigungspflichten des Auftraggebers nach Art. 33 und Art. 34 DSGVO. Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber erforderlichenfalls bei seinen Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO angemessen zu unterstützen (Art. 28 Abs. 3 Satz 2 lit. f DSGVO). Meldungen nach Art. 33 oder 34 DSGVO für den Auftraggeber darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger dokumentierter Weisung dieses Vertrages durchführen.
2. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DSGVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutzfolgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
3. die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen
4. die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden
5. die Verpflichtung, den Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
6. die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutzfolgenabschätzung
7. die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde
8. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung oder diesem Vertrag enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

8       Rechte und Pflichten sowie Weisungsbefugnis des Auftraggebers

1. Die Weisungsberechtigten und Weisungsempfänger sind in der Anlage 1 aufgeführt.
2. Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie für die Wahrung der Rechte der betroffenen Personen nach den Art. 12 bis 22 DSGVO ist allein der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, alle solche Anfragen, unverzüglich an den Auftraggeber weiterzuleiten.
3. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahrensänderungen sind gemeinsam zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abzustimmen und schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format (E-Mail) festzulegen.
4. Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge und Weisungen in der Regel schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format (E-Mail). Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format zu bestätigen.
5. Bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung des Ansprechpartners ist dem Vertragspartner unverzüglich schriftlich der Nachfolger bzw. der Vertreter mitzuteilen.
6. Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung so lange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.
7. Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.
8. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen des Auftragnehmers vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt auch nach Beendigung dieses Vertrages bestehen.

9       Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

1. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
2. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
3. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend den jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

10    Fernwartung

1. Sofern der Auftragnehmer die Wartung und/oder Pflege der IT-Systeme auch im Wege der Fernwartung durchführt, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dem Auftraggeber eine wirksame Kontrolle der Fernwartungsarbeiten zu ermöglichen. Dies kann z. B. durch Einsatz einer Technologie erfolgen, die dem Auftraggeber ermöglicht, die vom Auftragnehmer durchgeführten Arbeiten auf einem Monitor o. ä. Gerät zu verfolgen.
2. Für den Fall, dass der Auftraggeber einer Berufsgeheimnispflicht i. S. d. § 203 StGB unterliegt, hat dieser Sorge dafür zu tragen, dass eine unbefugte Offenbarung i. S. d. § 203 StGB durch die Fernwartung nicht erfolgt. Der Auftragnehmer ist diesbezüglich verpflichtet, Technologien einzusetzen, die nicht nur ein Verfolgen der Tätigkeit auf dem Bildschirm ermöglicht, sondern dem Auftraggeber auch eine Möglichkeit gibt, die Fernwartungsarbeiten jederzeit zu unterbinden.
3. Wenn der Auftraggeber bei Fernwartungsarbeiten nicht wünscht, die Tätigkeiten an einem Monitor o. ä. Gerät zu beobachten, wird der Auftragnehmer die von ihm durchgeführten Arbeiten in geeigneter Weise dokumentieren.

11    Haftung

1. Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Die Parteien verpflichten sich zur gegenseitigen Unterstützung im Falle eines Schadenersatzanspruches.

12    Sonstiges

1. Vereinbarungen zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie Kontroll- und Prüfungsunterlagen (auch zu Subunternehmen) sind von beiden Vertragspartnern für ihre Geltungsdauer und anschließend noch für fünf volle Kalenderjahre aufzubewahren.
2. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu verständigen.
3. Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i. S. v. § 273 BGB wird hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen.
4. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.
5. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist der Hauptgeschäftssitz des Auftragnehmers. Dieser gilt vorbehaltlich eines etwaigen ausschließlich gesetzlichen Gerichtsstandes. Dieser Vertrag unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen der Bundesrepublik Deutschland und dem dänischen Act No. 502 vom 23.05.2018.

Anlage 1

1       Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

1. Art und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer für den Auftraggeber werden in jedem Einzelauftrag beschrieben. Grundsätzlich gehören dazu folgende Leistungsarten
   1. Supportleistungen für Standard Software Programme bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Datenerhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Supportleistungen für Standardtools oder kundenspezifische Lösungen von SGB IT bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Datenbankreparaturen, Datenbankanpassungen, Datenbankkonvertierung, Datenübernahme und ähnliche Dienstleistungen, bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Beratungs-, Consulting- und Schulungsdienstleistungen sowohl vor Ort oder per Fernwartung, bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Hosting von Servern und Anwendungen sowie deren Administration, bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Bereitstellung von Leistungen im Bereich des Cloud-Computings, z.B. online Backups, bei denen der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten erhält oder die Möglichkeit des Zugriffs besteht.
   1. Nicht aufgeführte Tätigkeiten sind in der Auftragserteilung im Einzelfall gesondert zu bezeichnen und durch diese Vereinbarung ebenfalls abgedeckt.

2       Dauer

1. Die Dauer der Verarbeitung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrages.
2. Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen Datenschutzvorschriften oder die Bestimmungen dieses Vertrages vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer Kontrollrechte des Auftraggebers vertragswidrig verweigert. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

3       Art(en) der personenbezogenen Daten

1. Folgende Datenarten können Gegenstand der Verarbeitung sein
   1. Personenstammdaten (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter)
   1. Lohn-, Fehlzeiten- und Reisekostendaten
   1. Mitarbeiter
   1. Kommunikationsdaten (z.B. Telefon, E-Mail)
   1. Vertragsstammdaten (Vertragsbeziehung, Produkt- bzw. Vertragsinteresse)
   1. Kundenhistorie
   1. Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten
   1. Planungs- und Steuerungsdaten
   1. Bewegungsdaten aus Fakturierung und Buchhaltung, sofern diese personenbezogene Daten enthalten.

4       Kategorien betroffener Person

1. Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen
   1. Kunden
   1. Interessenten
   1. Abonnenten
   1. Beschäftigte/Mitarbeiter
   1. Lieferanten
   1. Handelsvertreter
   1. Ansprechpartner

5       Weisungsberechtigungen

• Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers
  • Malte Wellmann
    • Funktion: Geschäftsführender Gesellschafter – technische Leitung
    • Telefon: +49 461 310930
    • E-Mail: wellmann@sgb-it.de
  • Frank Behrens
    • Funktion: Geschäftsführender Gesellschafter – kaufmännische Leitung
    • Telefon: +49 461 310930
    • E-Mail: behrens@sgb-it.de
  • Niklas Deidert
    • Funktion: technischer Supervisor
    • Telefon: +49 461 310930
    • E-Mail: deidert@sgb-it.de
•  

Anlage 2

1       Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen

Unterauftragnehmer	Sitz	Adresse	Dienstleistung
Terra Cloud GmbH	Deutschland	32609 Hüllhorst	Rechenzentrum
Weclapp GmbH	Deutschland	97318 Kitzingen	ERP-System Rechnungsstellung
Microsoft Deutschland GmbH	Deutschland	80807 München	Support Windows u. Applikationen
Securepoint GmbH	Deutschland	21335 Lüneburg	Support Firewall Awareness Training
Haufe-Lexware GmbH & Co. KG	Deutschland	79111 Freiburg	Buchhaltung Lohnabrechnung
pcvisit Software AG	Deutschland	01099 Dresden	Fernwartungssoftware
Krämer IT Solutions GmbH	Deutschland	66571 Eppelborn	IT Monitoring
Netcontrol GmbH	Deutschland	79206 Breisach a. Rh.	Archivsystem
O-Telko OHG	Deutschland	24939 Flensburg	Telekommunikation

Anlage 3

1       Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers zum Datenschutz gemäß Art. 32 DSGVO

1.1      Vertraulichkeit

1.1.1      Zutrittskontrolle

• Es existiert ein manuelles Schließsystem
• Die Türen nach außen sind
  • mit starrem Türknauf anstelle einer Klinke ausgestattet
  • stets geschlossen, außer zum Betreten und Verlassen
  • Außerhalb der Geschäftszeiten fest abgesperrt
• Fenster sind in allen Lagen außerhalb der Geschäftszeiten geschlossen
• Gebäudesicherung außerhalb der Geschäftszeiten
  • Es besteht eine Zugangsbeschränkung für die Büro- und Geschäftsräume
  • Die Gebäudesicherung außerhalb erfolgt durch eine Videoüberwachung und über die Rufbereitschaft einer externen Wachgesellschaft
• Zutrittsregelung für betriebsfremde Personen
  • Ein zentraler Empfangsbereich ist vorhanden
  • Zu- und Abgänge von betriebsfremden Personen werden durch Besucherlisten festgestellt und protokolliert
• Zutrittsregelung für Mitarbeiter
  • Zutrittsmittel werden ausschließlich an Berechtigte ausgegeben
  • Zutrittsmittel werden sofort eingezogen, wenn die Berechtigung erlischt

1.1.2      Zugangskontrolle

• Sicherstellung des berechtigten Zugangs
  • Ein Passwortsystem für den Zugriff auf die Datenverarbeitungssysteme ist eingerichtet
  • Jeder Berechtigte erhält eine individuelle Benutzerkennung und ein persönliches, geheim zuhaltendes Passwort, das nicht an Dritte weitergegeben werden darf
  • Es existiert organisatorisch eine Richtlinie zur Passwortsicherheit
  • Zur Anmeldung muss ein Passwort eingegeben werden
  • Eine Authentifizierung erfolgt über Benutzernamen und Passwort
  • Es besteht eine Regelung für den Fall der Abwesenheit
  • Berechtigungen werden regelmäßig überprüft
  • Das Passwort und der Zugang werden sofort gesperrt, falls die Berechtigung erlischt
• Schutz vor unberechtigtem Zugang von außen
  • Interne Netze werden nach dem Stand der Technik gegen Zugriffe von außen durch Firewalls gesichert
  • Private Speichermedien sind vertraglich oder durch Organisationsanweisungen verboten
  • Es besteht eine Organisationsvereinbarung zum Download von Apps und Softwareprodukten auf dienstliche Endgeräte

1.1.3      Zugriffskontrolle

• Berechtigungskonzept
  • Der Zugriff auf Computersysteme und Netzlaufwerke ist auf berechtigte Benutzer beschränkt
  • Der Zugriff auf Backup-Datenträger bzw. Dateien ist auf den Datensicherungsdienst (One-Way) beschränkt
  • Es existiert ein Berechtigungskonzept
  • Das Berechtigungskonzept umfasst die Verwaltung der Zugriffsrechte durch Systemadministratoren
  • Datenträger werden vor einer Wiederverwendung mit einer geeigneten Software überschrieben
  • Die Internet- und E-Mail-Nutzung erfolgt kontrolliert und organisiert
  • Erfolgte / versuchte Sicherheitsverletzungen werden gemeldet und ausgewertet
• Trennungskontrolle (Art. 32 Abs.1a DSGVO)
  • Die Büroräume, Archive und Server werden nicht von Fremdfirmen mitbenutzt
• Zugriff auf Datenträger und Datenträgervernichtung
  • Nicht mehr benötigte Datenträger und Fehldrucke werden datenschutzgerecht entsorgt
  • Datenträger werden ordnungsgemäß vernichtet, durch physische Zerstörung
  • Papier wird durch Dienstleister (DIN 66399) bzw. Schredder P4 vernichtet

1.2      Integrität (Art. 32 Abs.1b DSGVO)

1.2.1      Weitergabekontrolle

• Bei den zur Verarbeitung von Daten eingesetzten Systemen sind Bildschirme oder andere Ausgabegeräte so angeordnet, dass unbefugte Dritte keinen Einblick in Daten nehmen können
• Als Sicherheitsmaßnahmen werden Firewalls eingesetzt
• Auch bei der Weitergabe von Daten werden Passwörter mit Vorgaben für die Passwortsicherheit eingesetzt
• Passwörter werden auf getrennten Kommunikationswegen (z.B. Telefon) übermittelt
• Der Datentransfer erfolgt über gesicherte Verbindungen wie z.B. https, SFTP oder VPN

1.2.2      Eingabekontrolle

• Unbefugte Eingaben, Veränderungen und Löschungen werden durch ein Passwortsystem (siehe Zugangskontrolle) verhindert
• Zugriffe sind anhand der Benutzergruppe nachvollziehbar
• Die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme sind GoBD konform und verfügen über entsprechende Verarbeitungsprotokolle

1.2.3      Fernwartung

• Eine Fernwartung von Datenverarbeitungsanlagen und Software findet statt
• Es besteht eine gesicherte Verbindung bei Fernwartungen
• Es wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen

1.2.4      Auftragskontrolle (weitere Auftragsverarbeitung i. S. v. Art. 28 Abs. 2 DSGVO)

• Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt
• Bei der Verarbeitung der Daten werden vom Auftragsverarbeiter weitere Auftragsverarbeiter (Subunternehmer siehe Anlage II) eingesetzt
• Bei weiteren Auftragsverarbeitern werden Datenschutzprüfungen durchgeführt oder durch unabhängige Dritte bestätigt
• Die Subunternehmer werden vom Auftragsverarbeiter nach Datensicherheitsgarantien ausgewählt
• Auftragsverarbeitungen in Drittstaaten sind ausgeschlossen

1.3      Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1b DSGVO)

1.3.1      Verfügbarkeitskontrolle

• Verwendung einer unterbrechungsfreien Stromversorgung
• Die Ausführung arbeitsplatzfremder Software wird durch vertragliche Verbote und des Einsatzes eines SPAM-Filters verhindert
• Aktualisierung der Betriebssysteme, der vorhandenen Betriebs- und Sicherheitssoftware (Updates und Patches)

1.3.2      Belastbarkeitskontrolle

• Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Belastbarkeit der Datenverarbeitungssysteme werden eingesetzt
• Datenwiederherstellungs-Tests werden durchgeführt
• Regelmäßige Prüfung der eigenen IT

1.4      Rasche Wiederherstellbarkeit

• Datensicherung (Art. 32 Abs. 1c DSGVO)
  • Sicherungskopien werden nach dem Generationsprinzip in geeigneten zeitlichen Abständen erstellt
  • Der Datenbestand wird täglich vollständig gespeichert
  • Die Datensicherung wird als online Backup erstellt mit einer zusätzlichen Sicherungskopie im Partnerrechenzentrum
  • Die Datensicherung sind verschlüsselt
• Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1d DSGVO)
  • Die vorhandenen Dokumentationen der Datensicherheit werden regelmäßig auf Aktualität geprüft
  • Es erfolgt min. jährlich ein technischer Check der Datenverarbeitungssysteme
  • Sicherheitsvorfälle werden dokumentiert und ausgewertet

1.5      Organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung (Art. 32 Abs. 1d DSGVO)

• Ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter ist nicht erforderlich
• Vertraulichkeit der Mitarbeiter
  • Alle Mitarbeiter die personenbezogenen Daten verarbeiten, sind auf Vertraulichkeit verpflichtet
  • Datenschutzschulungen für die Mitarbeiter werden regelmäßig durchgeführt
  • Die private Nutzung betrieblicher Kommunikationstechnik ist verboten
• Cloud-Computing wird eingesetzt