Unternehmen werden ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, im B2B-Bereich elektronische Rechnungen auszustellen. Die gesetzliche Grundlage dafür ist mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Bis zum 1. Januar 2028 gibt es unter bestimmten Voraussetzungen Übergangsfristen. Doch wie sehen diese aus und für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Mit Lexware sind Sie beim Thema E-Rechnung auf der sicheren Seite. Ihnen stehen dazu entweder Desktop-Programme oder die Cloud-Lösung lexoffice zur Verfügung. So können Sie beispielsweise mit Lexware financial office E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten. Weitere Lexware-Lösungen ermöglichen Ihnen je nach Einsatzgebiet entweder die Erstellung und den Versand oder den Empfang und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.
Die wichtigsten Infos haben wir hier für Sie zusammengetragen, gerne stehen wir Ihnen bei weiteren Fragen persönlich zur Verfügung. Im September und Oktober bieten wir auch kostenfreie online Seminare zu diesem Thema an (nicht nur für Lexware Anwender). Alle Termine finden Sie auf der Lexware vor Ort Seite:
Eine Zusammenfassung der Übergangsfristen:
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen, die Geschäfte mit anderen Unternehmen tätigen, verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß der EU-Norm EN 16931 zu empfangen. Bis zum Jahr 2027 gelten jedoch für den Versand von elektronischen Rechnungen noch Übergangsfristen unter bestimmten Bedingungen. Hier ist eine Übersicht:
Was ist einen E-Rechnung?
Gemäß der EU-Norm 16931 wird eine E-Rechnung als eine Rechnung in einem strukturierten Format definiert. Sie muss elektronisch übertragen, empfangen und automatisch ohne Unterbrechungen verarbeitet werden können. Eine Rechnung in Papier- oder PDF-Format wird nicht als E-Rechnung betrachtet. Dabei entsprechen die ZUGFeRD und XRechnung bereits dieser EU-Norm. Dabei ist ZUGFeRD 2.2 oft eine bessere Alternative zur XRechnung:
Um kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorteile der E-Rechnung zugänglich zu machen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) bereits im Jahr 2014 unter dem Namen ZUGFeRD (“Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”) ein einheitliches Datenformat entwickelt. Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Art der Rechnungsstellung, die aus einem für Menschen lesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang mit strukturierten Daten im XML-Format besteht. Beide Datei-Elemente enthalten die relevanten Rechnungsdaten. Im Vergleich zu herkömmlichen PDF-Rechnungen bietet eine ZUGFeRD-Rechnung folgende Vorteile: Der Rechnungsempfänger kann eine ZUGFeRD-Rechnung automatisch erkennen. Die strukturierten Daten ermöglichen eine direkte Übernahme der Inhalte in die Buchhaltung. Das PDF dient als menschenlesbarer Beleg, beispielsweise für Betriebsprüfungen.
Darüber hinaus bietet ZUGFeRD im Gegensatz zur XRechnung einen weiteren entscheidenden Vorteil bei der Rechnungserstellung: Während ZUGFeRD alle elektronischen Übertragungswege unterstützt, kann XRechnung nur als Web Service genutzt werden.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?
Folgende Rechnungen sind nicht betroffen:
- Rechnungen an Endkunden (B2C)
- Rechnungen an Unternehmen im Ausland
- Kleinstrechnungen unter € 250
- Rechnungen für Fahrausweise
Sie sind jedoch verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können!
Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
Die E-Rechnung wird gemäß den GoBD-Vorschriften in elektronischer Form archiviert, entweder in speziellen Archivierungssystemen, wie z.B. aktefix oder innerhalb einer Buchhaltungssoftware, sofern diese Systeme die Anforderungen der GoBD erfüllen. Aktuell wird in der Lexware buchhaltung keine GoBD konforme Archivierung vorgenommen.
Ein gängiges standardisiertes Format für die Archivierung ist beispielsweise PDF/A. Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden können, sind sie mit Sicherheitsfunktionen wie Authentifizierungen oder Verschlüsselungen ausgestattet.
Folgende Übersicht zeigt Ihnen einen Vergleich der Lexware Lösungen die E-Rechnungen erstellen bzw. verbuchen können. Wenn Sie weitere Fragen oder Beratungsbedarf haben, zögern Sie nicht uns direkt zu kontaktieren:
