GoBD

Workshop „digitale Archivierung“

Hiermit laden wir Sie herzlich zum Workshop „digitale Archivierung“ in unseren neuem Schulungsraum in Handewitt ein. Dieser Workshop findet am 26. September um 10:00 Uhr statt, dauert ca. 2.5 Stunden und ist für Sie kostenfrei. Das Thema digitale Archivierung, Aufbewahrungsfristen und gesetzliche Regelungen lt. GoBD ist weiterhin ein Dauerthema, und vor allem für die kleineren Unternehmen eine schwierige technische Herausforderung. Zusätzlich plant der Gesetzgeber zum 01.01.2020 eine Anpassung der GoBD, diese wurde bereits im Juli durch das BMF veröffentlicht aber kurzfristig wieder zurückgezogen. Daher bleibt es spannend, welche Änderungen zum 01.01.2020 nun wirklich kommen werden. Sie erhalten von uns kompakt die aktuell gültigen Vorschriften und einen Ausblick auf die geplanten Veränderungen. 

Ziel dieses Workshops ist primär, Ihnen die Möglichkeit einer gesetzlich und revisionssicheren Lösung aufzuzeigen. Wir haben diesen Sommer dazu genutzt, auf Basis der Starfinder Plattform, eine Rechenzentrumslösung umzusetzen, die speziell für die kleineren Kunden eine einfache und kostengünstige Lösung ermöglicht. Ausgewählte Kunden sind bereits aufgeschaltet und wir bieten Ihnen mit diesem Workshop einen kompletten Einblick und Schulung in diese Anwendung. Gerne können Sie sich auch vorab schon unter unserer Webseite www.digitale-archiv.de hierzu informieren.

Da die Teilnehmerplätze auf 14 Personen begrenzt sind, ist eine Anmeldung notwendig. Hierzu klicken Sie einfach hier und schreiben uns die teilnehmende Person, Sie erhalten dann unmittelbar eine entsprechende Bestätigung.

Verwirrung um die GoBD für 2020

Die Finanzverwaltung hatte die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) neu gefasst und am 18.07.2019 veröffentlicht. Da weiterer Abstimmungsbedarf besteht, wurde die im Juli auf der Internetseite des BMF veröffentlichte Folgeversion der GoBD wieder entfernt. Die dort beschriebenen Erleichterungen gelten also zunächst noch nicht!

Konkrete Punkte waren z.B. das Abfotografieren von Belege mit Smartphones (mobile Scannen), die Verlagerung der elektronischen Buchführung in das Ausland und die Umwandlung in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format).

Es bleibt abzuwarten, ob bis zum Jahresende eine Neufassung vorliegen wird.

GoBD Testate für die Lexware Software

Die Programme Lexware buch­hal­tung, Lexware buch­hal­tung plus und Lexware buch­hal­tung pro werden jedes Jahr von einer unab­hän­gigen Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaft im Hinblick auf die Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer, DV-gestützter Buch­füh­rungs­sys­teme geprüft.

Hinter­grund
Die ‚Grund­sätze zur ordnungs­mä­ßigen Führung und Aufbe­wah­rung von Büchern, Aufzeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff (GoBD)‘ regeln den Einsatz von Infor­ma­ti­ons­tech­no­logie in der Buch­füh­rung.

Die Lexware Buchhaltungs­pro­gramme werden jedes Jahr von einer unab­hän­gigen Wirt­schafts­prü­fungs­ge­sell­schaft im Hinblick auf die Grund­sätze ordnungs­ge­mäßer, DV-gestützter Buch­füh­rungs­sys­teme geprüft. Die Ergeb­nisse der Prüfung werden in einem GoBD-Testat fest­ge­halten.

Über folgenden Link können die die Testate der letzten drei Jahre direkt selber abrufen:
https://www.lexware.de/gobd-testat-lexware-buchhalter/

GoBD Testate für Lexware buchhalter

Die Programme Lexware buchhalter, Lexware buchhalter plus und Lexware buchhalter pro werden jedes Jahr von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Hinblick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer, DV-gestützter Buchführungssysteme geprüft.

Verfügbare Testate

Aktuell stehen folgende Testate zur Verfügung:

Produkt Version
Lexware buchhalter 2015, 2016, 2017
Lexware buchhalter plus 2015, 2016, 2017
Lexware buchhalter pro 2015, 2016, 2017

 

Hinweis Lexware buchhaltung 2018
Die GoBD Testate für die Versionen 2018 sind voraussichtlich Ende Oktober verfügbar. Da die Zertifikation immer erst nach Fertigstellung der Version bei einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Auftrag gegeben werden kann, und dann von den freien Terminen der Prüfungsgesellschaft abhängig ist, können wir die  Zertifikate nicht früher zur Verfügung stellen.

Sie können die Testat hier bei Lexware direkt aufrufen.

 

Aktueller Fall: GoBD Prüfung

Bei einer Vielzahl von Lexware vor Ort Veranstaltungen und auch eigenen Workshops zu diesem Thema, haben wir Sie ja schon zu den Bereich der GoBD informiert und sensibilisiert. Aktuell gibt es ein sehr informatives Video, welches die Auswirkungen der GoBD in Bezug auf Betriebsprüfungen zeigt:

https://www.youtube.com/watch?v=VnofGtDXdkI

Praxistest 06/16: Starfinder – Digitales Archiv

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Der Verbund IT-Teamworker hat das digitale Archiv StarFinder getestet und mit der Qualität “sehr gut” ausgezeichnet. Den kompletten Bericht können Sie hier nachlesen.

Die IT-Teamworker sind eine Kooperationsgemeinschaft von kompetenten und zuverlässigen IT-Systemhäusern und IT-Diensteistern, die sich zu einem bundesweiten Netzwerk verbunden haben. Sie betreuen bundesweit über 12.000 kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler, Steuerberater und Kanzleien.

Spielregeln der digitalen Archivierung

Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung

  1. Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  2. Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  3. Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  4. Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  5. Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  6. Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  7. Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  8. Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  9. Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  10. Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Quelle: Bitkom

Ein Muss: die Verfahrensdokumentation

Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!

Sie möchten mehr über digitale Archivierung erfahren?

http://www.digitale-archiv.de

 

Lexware und die GoBD

Lexware hat eine gute „kompakte“ Zusammenfassung der GoBD auf deren Webseiten zur Verfügung gestellt. Das PDF können Sie hier direkt runterladen. Sprechen Sie uns zum Thema GoBD und Archivierungspflichten sehr gerne direkt an, wir haben hier inzwischen eine Vielzahl von Schulungen und Workshops veranstaltet und können praktischen Inhalte vermitteln.

GoBD und der DATEV Export

Die seit 01.01.2015 geltende GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreibt vor, das bereits journalisierte Buchungen auch nach einem Ex- oder Import in einer anderes Programm (hier z.B. DATEV), nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen. Ab 2016 wird daher der DATEV Export in den Lexware Produkten entsprechend angepasst sein.