Frank Behrens

Wichtige Infos zum Lexware Juni Update

Voraussichtlich am Montag den 07.06. wird Lexware über den Info Service (LISA) das Juni Update bereitstellen. In diesem Update sind vor allem Änderungen im Bereich der warenwirtschaft enthalten, die ggf. Anpassung in Ihrer Arbeitsweise bedürfen. Dazu weiter unten gleich mehr, hier erst einmal der Überblick welche Änderungen im Update enthalten sind (wenn Sie auf den Link der Überschrift klicken erhalten Sie die Infos ausführlich als PDF):

Neuerungen für Lexware lohn+gehalt basis/plus/pro/premium:

  • Gesetzliche Anpassung zur Kurzarbeit (nicht in basis enthalten) – Dieses Update enthält alle gesetzlichen Änderungen in Bezug auf Kurzarbeitergeld (KUG), Gewährungszeitraum und Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge. Wichtiger Hinweis: Die Erstattung der Sozialversicherungsbeiträge wurde unter Vorbehalt integriert. Es könnten sich kurzfristige Änderungen ergeben.
  • A1-Entsendung von Beamten und Beschäftigten im öffentlichen Dienst
  • Zwei neue Prüfungen integriert: Datensatz Betriebsdaten – Mit diesem Update erfüllen wir die Anforderungen der Arbeitsagentur in Bezug auf den Betriebsnummernservice. Für den Datensatz Betriebsdaten wurden deshalb zwei zusätzliche Prüfungen in Ihre Software eingebaut.

Neuerungen für Lexware buchhaltung basis/plus/pro/Premium:

  • DATEV Schnittstelle 9.2 für den Import integriert
  • Komplett überarbeitet: Umsatzsteuererklärung (UStE) 2021 – Die Schnittstelle für den Versand der UStE 2021 wurde komplett überarbeitet. Die UStE kann nun elektronisch via ELSTER an das Finanzamt übermittelt werden.
  • Jetzt möglich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) 2021: Befüllung der Position 37 in Zeile 74 – Bisher konnte die im Jahr 2021 neu hinzugekommene Position „Vorsteuerberichtigung bei Forderungsverlust“ nicht ausgefüllt werden. Mit diesem Update kann der Wert manuell erfasst und im Rahmen der UStVA 2021 elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
  • Aktualisiert: Nutzungsdauer von Computern im Abschreibungsrechner (auf 1 Jahr geändert) (nicht in basis enthalten)
  • Neue Auswertung „Umsatzsteuer Übersicht“ – Anstatt der bisherigen Auswertung „Umsatzsteuer-Voranmeldung kurz“ gibt es nun die neue Auswertung „Umsatzsteuer Übersicht“. Sie sehen hier – zusammengefasst in Kurzform – alle Werte auf einen Blick, die in der amtlichen UStVA ausgewiesen werden.
  • Betriebsprüfer-Export jetzt mit Leistungsdatum (nur in pro und premium)

Neuerungen für Lexware faktura+auftrag basis und plus:

  • Gesetzliche Pflichten leichter umsetzen: Aufbewahrungsfrist an private Leistungsempfänger – Unternehmen sind dazu verpflichtet bei privaten Leistungsempfängern auf die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen nach UStG § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 hinzuweisen. Bisher war die Ausgabe der Aufbewahrungsfrist auf Belegen an Privatpersonen bereits über Umwege möglich.

Neuerungen für Lexware warenwirtschaft pro und premium:

  • WICHTIG !! – Frühere Festschreibung buchungsrelevanter Belege – Bisher war die explizite Festschreibung der Belege beim DATEV-Export (Buchungsdaten) möglich. Ebenfalls konnten gedruckte Belege standardmäßig nicht mehr verändert werden. Um den Grundsatz der Unveränderbarkeit von Belegen nach GoBD zu erfüllen, müssen buchungsrelevante Belege ab dem Juni-Update zu einem früheren Zeitpunkt explizit festgeschrieben werden. Nicht festgeschriebene buchungsrelevante Belege können nur als „Entwurf“ gedruckt werden. Somit ist sichergestellt, dass Sie als Unternehmer:in den Grundsätzen der GoBD im Hinblick auf die Unveränderbarkeit nachkommen. Das bedeutet ggf. eine Umstellung in der Arbeitsweise. Um z.B. eine bereits gestellte Rechnung bearbeiten zu können, darf diese nicht festgeschrieben sein. Bereits festgeschriebene buchungsrelevante Belege können nachträglich nicht bearbeitet/korrigiert werden. Sollte es hier dennoch bei der Erstellung und dem Versand des Beleges zu einem Fehler gekommen sein, muss z.B. die Rechnung storniert und neu erfasst werden.
  • GoBD-Protokollierung erweitert – Die GoBD-Protokollierung wurde u.a. um folgende Bereiche erweitert: Lagerverwaltung (Neuanlage, Bearbeitung, Löschung), Änderungen an der Firmenoption „DATEV-Unterstützung“, Änderungen in den Artikelstammdaten.
  • Im Bereich Mehrlager können nicht bebuchte Lager nun gelöscht werden.
  • Optimierung im Bereich Nebenleistungen – Mit diesem Update können Sie bei Hauptleistungen zukünftig eine Zwischensumme erstellen.

Die frühere Festschreibung der buchungsrelevanten Belege (= Rechnung) bedeute ggf. eine Umstellung in Ihrer Arbeitsweise, da diese nach der Festschreibung nicht mehr verändert werden kann. Eine Beleg muss zwangsweise für den Versand an den Kunden (wenn der Zusatz „Entwurf“ nicht enthalten sein soll) festgeschrieben sein. Daher sollten Sie vor dem Versand bzw. der Festschreibung den Beleg prüfen, nachträgliche Änderungen sind dann nur noch über eine Stornierung (oder Rechnungskorrektur/Gutschrift) möglich!

Abkün­di­gung der Unter­stüt­zung von Windows 7, Server 2008 R2 sowie Small Busi­ness Server 2011 in den Lexware-Produkten ab der Version 2022

Mit den Versionen 2022 (ab November 2021) der Lexware-Produkte wird die Instal­la­tion unter den folgenden Betriebs­sys­temen nicht mehr möglich sein:

  • Windows 7
  • Server 2008 R2
  • Small Business Server 2011

In den Systemvoraussetzungen von Lexware werden diese Betriebs­sys­teme schon nicht mehr aufge­führt, da Micro­soft deren Support bereits seit dem 14. Januar 2020 einge­stellt hat.

Für Anwender der genannten Betriebs­sys­teme heißt das konkret:

  • Nutzung der Lexware-Software ab der Version 2022 nicht mehr möglich!
  • Keine Sicherheitsupdates oder Problembehebungen durch Microsoft – dadurch sind Sie einem erheblich höheren Risiko für Viren und Malware ausgesetzt!
  • Kein Support von Microsoft bei technischen Problemen
    Wir empfehlen diesen Nutzern daher zeitnah auf ein aktu­elles Micro­soft (Server-) Betriebs­system umzu­steigen. Nur so ist sicher­ge­stellt, dass ihr System auch in Zukunft ausrei­chend geschützt ist und auch künftig mit den kommenden Versionen ihres Lexware-Programms erfolg­reich gear­beitet werden kann.

Sollten Sie noch eines der genannten Betriebssysteme einsetzen, empfehlen wir Ihnen daher zeitnah auf ein aktu­elles Micro­soft (Server-) Betriebs­system umzu­steigen. Nur so ist sicher­ge­stellt, dass ihr System auch in Zukunft ausrei­chend geschützt ist und auch künftig mit den kommenden Versionen ihres Lexware-Programms erfolg­reich gear­beitet werden kann. Gerne können wir Sie bei der Umstellung technisch unterstützen.

Update TSE / EFSTA für die Lexware Kasse

Am 25.05.2021 wurde eine neue EFR Version für die TSE von EFSTA bereitgestellt die ein möglichen Fehler bei der Aufzeichnung der Kassenvorgänge behebt. Sie sollten daher umgehend das Update hierfür auf dem Kassen Rechner (bzw. auf allen Rechner wo eine Kasse mit dem TSE Stück genutzt wird) installieren. Die jeweils aktuelle Version können Sie über folgenden Link runterladen (bei Windows 10 Rechnern wird das in der Regel die 64bit Version sein):

https://www.lexware.de/lexware-kasse/so-gehts/

Dort unter Schritt 3 die aktuelle EFR Version runterladen und anschließend ausführen/installieren.

Eine Deinstallation der alten Version ist nicht notwendig, ggf. muss der Rechner aber nach dem Update neu gestartet werden.

Lexware April 2021 Update

Heute im laufe des Tages (07.04.2021) wird Lexware das April Update (Version 21.03 bei Pro/Premium) bereitstellen. Neben diversen kleinen Programmverbesserungen ist vor allem die Änderungen in der Abrechnung von Nebenleistungen und der daraus resultierenden Anpassung der Formulare relevant. Speziell hierfür haben wir eine extra Informationsseite für Sie erstellt.

Folgende Änderungen sind in diesem Lexware Update enthalten:

Bereich warenwirtschaft:

  • Lexware eRechnung (XRechnung/ZUGFeRD) beim Duplizieren optimiert
  • Technische Änderungen innerhalb der Erfassung von Nebenleistungen und daraus resultierend Anpassung an den individuellen Formularen notwendig -> siehe hier
  • Anpassung innerhalb des Service für die Umstatzsteuer-ID Prüfung, da keine schriftlichen Prüfnachweise mehr vom Bundesamt für Steuern versendet werden.
  • Filter „Alle Jahre“ wieder vorhanden
  • Programm Performance beim Programmstart und Firmenwechsel verbessert.

Bereich buchhaltung:

  • Die Erhöhung der Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer werden mit diesem Update berücksichtigt.
  • Updates des Eigenverbrauchsrechners im Bereich der Förderung der Elektromobilität.
  • Umsatzsteuer-Erklärung 2021 integriert, der Versand mit ELSTER ist aber derzeit noch nicht möglich.
  • Leistungsdatum in den Berichten zu den offenen Posten enthalten.
  • Erweiterte Plausibilitätsprüfung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
  • Kontenzuordnung für die Umsatzsteuer-Erklärung.
  • Zeitraumauswahl beim DATEV Export verbessert.

Bereich lohn+gehalt:

  • Nebeneinkommen bei Kurzarbeit korrekt abrechnen.
  • Neues Feld in den Mitarbeiterstammdaten „Bezüge werden gezahlt als“ enthalten.
  • Neue gesetzliche Regelung bei der Abrechnung von außerbetrieblichen Auszubildende (PGS 122).
  • Erfassung der Steueridentifitkationsnummer bei geringfügig Beschäftigten, da diese für Jahresmeldung 50 in Zukunft notwendig wird.
  • Die Datenbank der Tätigkeitsschlüssel wurde von der Bundesagentur für Arbeit überarbeitet und sind mit diesem Update integriert.
  • Kassen- und UV-Stammdaten aktualisiert.

Neue EFSTA Version für die Lexware Kasse

Wenn Sie die POS Kasse von Lexware in der warenwirtschaft nutzen, erhalten Sie ggf. den Hinweis auf ein Update der EFSTA-Version. Lexware nutzt EFSTA für die Anbindung der TSE und hierfür wird eine s.g. Middleware installiert, hierfür liegt nun eine aktueller Version vor. Die aktuelle Version können Sie direkt über die Lexware TSE Seite runterladen, bei den meisten Betriebssystemen sollte es sich inzwischen um die 64bit Version handeln. Fragen Sie im Zweifelsfall bei Ihrem IT-Dienstleister oder uns nach.

Einrichtung TSE für die Kasse bis 31.03.2021

Eigentlich sollten alle elektronischen Kassensysteme bereits bis zum September 2020 mit einer TSE (technischen Sicherheitseinrichtung) installiert sein. Aufgrund diverser Verzögerungen seitens der Behörden, Hersteller und zu guter Letzt auch Corona bedingt, haben die meisten Bundesländer die Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31.03.2021 verlängert. Nun naht auch dieser Termin und eine weitere Verlängerung wird es wohl nicht geben. Sollten Sie daher ein elektronisches Kassensystem einsetzen und noch über keine TSE Einheit verfügen, wäre jetzt der Zeitpunkt sich noch kurzfristig darum zu kümmern.

In der Lexware Premium Version der Warenwirtschaft, können Sie ja auch eine Kassenfunktion aktivieren. Die Lexware Version unterstützt schon die TSE Schnittstelle, Sie benötigen lediglich die entsprechende Middleware (meist in Form eine USB Sticks) und müssen sich bei der EFSTA anmelden. Wir bieten unseren Kunden aktuell die Swissbit Middleware an und haben hiermit gute Erfahrungen gemacht.

Eine Anleitung zum kompletten onboarding der TSE für Lexware können Sie direkt hier aufrufen.

Bitte beachten Sie, dass eine zertifizierte TSE, wie auch ein EFSTA Vertrag, zwingend notwendig sind, um
das Kassenmodul in den Lexware premium Programmen gesetzeskonform einzusetzen.

Lexware April Update 2021

Seit Ende letzter Woche erscheint bei einigen Anwendern beim Drucken folgender Hinweistext:

„Technische Änderungen im Bereich Nebenleistungen zum April Update 2021 – Aufgrund von notwendigen technischen Änderungen in Bezug auf Nebenleistungen zum April Update 2021 ist es wichtig, alle Formularvarianten, bei denen die Formularanpassungen in der Skriptsprache vorgenommen sind (*.usf/.*umb Dateien), zu aktualisieren, da ansonsten die Druckausgabe nicht korrekt ist.“

Ein Link in dieser Meldung verweist auf eine Lexware FAQ Seite, die noch einmal den gleichen Text präsentiert. Weitere Informationen sollen dort noch folgen.

Zur Zeit liegen uns auch noch keine konkreten Infos zu dieser Meldung vor, bei den meisten Anwender sollte es hier auch zu keinen Problem kommen. Gemeint sind hier die Formularanpassungen die direkt im Formular-Code und nicht über den optischen Editor vorgenommen wurden. Wir führen solche Änderungen für unsere Kunden aus, aber das erfolgt auch immer in einer konkreten Absprache.

Sie können erkennen ob es sich um eine angepasste Version handelt, wenn Sie beim Drucken auf die „Formularverwaltung“ klicken. Dort sehen Sie dann Ihre Liste von Formularen und entsprechend auch die „Formulardatei“ (siehe Bild unten). Wenn diese Datei mit „.umb“ endet, ist das Formular in der Skriptsprache angepasst worden (wie in diesem Bildbeispiel). Sollte diese Datei mit „.vmb“ enden, ist Ihr Formular nicht von dem Update betroffen.

Sicherheitslücke in Microsoft Exchange Server

Am Freitag den 05.03.2021 informierte das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bzgl. einer schweren Sicherheitslücke in Microsoft Exchange Servern.

Bei der schweren Sicherheitslücke handelt es sich um ein sogenanntes „Zero-Day-Exploit“: Dies sind Sicherheitslücken, die von Angreifern ausgenutzt werden (können) noch bevor der Softwarehersteller von der Sicherheitslücke erfährt und Zeit hat um seine Programme zu verbessern („0 days“). Aufgrund der Tatsache, dass das BSI die Sicherheitslücke mit Stufe 4 (rot) klassifiziert hat und der Empfehlung des BSIs „(…) deshalb sind die entsprechenden Maßnahmen SOFORT und ggf. auch über das Wochenende umzusetzen!“, sind wir unverzüglich aktiv geworden und haben alle Systeme unserer Kunden, die von der Sicherheitslücke betroffen sein könnten, über das ganze Wochenende hinweg sorgsam überprüft. Das BSI teilte mit: „Nach Angaben des Herstellers richteten sich die Angriffe gegen amerikanische Forschungseinrichtungen mit PandemieFokus, Hochschulen, Anwaltsfirmen, Organisationen aus dem Rüstungssektor, Think Tanks und NGOs. Microsoft vermutet hinter den Vorfällen eine staatliche Hackergruppe aus China, die HAFNIUM genannt wird.“.

Zero-Day-Exploits kommen in der IT-Welt immer wieder vor. Diese Exploits werden üblicherweise geheim gehalten um möglichst lange unentdeckt ausgenutzt zu werden. Die meisten bekanntwerdenden Sicherheitslücken können wir unkompliziert, kurzfristig und meist von Ihnen unbemerkt, durch die Installation eines Updates per Fernwartung schließen. Wir erwarten vom Programmhersteller, den Herstellern Ihrer Sicherheitslösungen (Firewall, Virenscanner) und den Veröffentlichungen in der Fachliteratur am Anfang der Woche neue Informationen.

Lexware Februar Update

Mit dem Lexware Februar Update sind folgende Neuerungen im Programm umgesetzt worden:

Bereich Buchhaltung:

Aktuelle Taxonomie für die E-Bilanz

Dieses Update unterstützt Sie perfekt bei der Erstellung Ihrer E-Bilanz: Dafür wurde die neue Taxonomie 6.4. integriert. Darüber hinaus haben wir die Zuordnung für die Taxonomie 6.3. (für Wirtschaftsjahre vor 2021) aktualisiert, damit Sie auch die mit der Mehrwertsteuersenkung verbundenen Änderungen in 2020 korrekt berücksichtigen können.

Ab 01.01.2021 Pflichtbestandteil in der Bilanz: Betriebsvermögensvergleich

Mit der Taxonomie 6.4 wird der Betriebsvermögensvergleich Pflichtbestandteil der Bilanz. Für Sie stellt das kein Problem dar. Denn mit Lexware buchhaltung erstellen Sie diesen neuen Pflichtbestandteil im Rahmen der E-Bilanz mit wenigen Klicks (für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2020 beginnen).

Corona-Assistent

Die Bundesregierung hat die Corona-Hilfsprogramme vorerst bis 31.3.2021 verlängert. Falls Sie in 2021 einen Antrag für eine Maßnahme stellen möchten, haben Sie mit diesem Update die Möglichkeit dazu. Beantragen Sie die Hilfen ganz einfach elektronisch über Elster.

Wieder möglich: Datenaustausch mit dem Steuerberater über den Berateraustausch

Falls Sie seit Januar mit Leistungsdatum arbeiten, konnten Sie den Berateraustausch vorübergehend nicht nutzen. Nun steht Ihnen die Schnittstelle wieder uneingeschränkt zur Verfügung.

Aktualisiert: Datentransfer an Lexware neue steuerkanzlei

Arbeitet Ihr Steuerberater mit Lexware neue steuerkanzlei? Dann können Sie nun auch die aktuellen Daten für Ihre EÜR 2020 und die Gewerbesteuer 2020 automatisch aus Lexware buchhaltung an Ihren Steuerberater übergeben.

Schnittstelle für den DATEV Import 9.0

Mit diesem Update ist der Datenaustausch zwischen Lexware buchhaltung und der aktualisierten Version DATEV 9.0. gewährleistet.

Rechtssichere elektronische Übermittlung

Wir haben alle Änderungen integriert, die Sie ab 2021 bei den folgenden elektronischen Übermittlungen berücksichtigen müssen:

  • Umsatzsteuer-Voranmeldung 2021
  • Dauerfristverlängerung 2021
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung 2020
  • Umsatzsteuer-Erklärung 2020
  • Zusammenfassende Meldung 2021

DATEV-Kontenpläne 2021 inklusive

Mit Ihrem Update nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, Ihren Kontenplan zu aktualisieren. Damit schaffen Sie die korrekte Kontenstruktur für Ihren Jahresabschluss 2021. Mehr noch: Als Bilanzierer sparen Sie eine Menge Zeit ein, da Sie bereits E-Bilanz-gerecht buchen und die aktuellen Konten (für SKR03 und SKR04) mit der Taxonomie verknüpft sind.

Bereich Lohn-Gehalt:

Jetzt neu: Kernprüfung für das SV-Meldeverfahren

Damit beim Versenden der Meldungen in den SV-Meldeverfahren keine fehlerhaften Meldungen gesendet werden, haben wir die Kernprüfung auf den aktuellen Stand gebracht.

Diverse Programmverbesserungen

Wir haben Ihre Software auf den neuesten Stand gebracht und verschiedene Optimierungen für Sie eingebaut.

Bereich Warenwirtschaft:

Erweiterungen bei Lexware eRechnung und ZUGFeRD

  • Sie können neue „Kann-Felder“ befüllen, um z.B. die Vertragsnummer oder die E-Mail-Adresse der Kontaktstelle in den Zusatzdaten zu erfassen: Hinterlegen Sie die Zusatzdaten entweder über die Spalte eR Zusatzdaten in der Auftragsliste bereits vor der Rechnungsstellung, z.B. mit der Auftragsbestätigung. Diese Zusatzdaten sind dann beim Weiterführen automatisch in den Folgeaufträgen hinterlegt. Oder fügen Sie die Daten direkt beim Versenden der XRechnung/ZUGFeRD auf dem eRechnungs-Versanddialog über die Schaltfläche „Zusätzliche Daten erfassen“ ein. Dort können Sie die hinterlegten Zusatzdaten auch nochmals vor dem Versenden verändern, sofern notwendig.
  • Außerdem enthält Ihr Update weitere „Kann-Felder“, wie z.B. das Fälligkeitsdatum oder der Verwendungszweck. Somit entfällt die zusätzliche Berechnung der Fälligkeit bzw. die aufwendige manuelle Eingabe.
  • Weitere Felder, wie z.B. die Inhalte der Auftragsbeschreibung, werden zukünftig, sofern im Auftrag vorhanden, in der XRechnung an den Auftraggeber übermittelt.
  • Darüber hinaus legen Sie ab sofort im Kundenstamm bzw. beim eRechnungs-Versand für die XRechnungs- bzw. ZUGFeRD-Formate fest, ob die zusätzlichen Datei-Anhänge auch als E-Mail-Anhang hinzugefügt werden sollen oder nur in den XRechnungs- bzw. ZUGFeRD-Belegen eingebettet werden. Dies ist ggf. notwendig, da die Handhabung der empfangenden Portale unterschiedlich ist.

Mehr Übersicht: Änderungen der Zeitraumauswahl in der Belegansicht

Anstelle der Auswahl „alle Jahre“ wird die Auswahl ab sofort auf „ab aktuelles Jahr minus 3 Jahre“ eingeschränkt“. So wird die Belegansicht für Sie noch übersichtlicher! Falls gewünscht, können Sie weiterhin flexibel über die „Freie Intervalleingabe“ weitere Zeiträume auswählen

Schneller Zugriff: eigener Reiter für Artikeldokumente

Mit diesem Update rufen Sie die bei den Artikeln hinterlegten Dokumente mit einem Klick direkt aus der Artikelansicht auf. So greifen Sie wesentlich schneller auf die hinterlegten Artikeldokumente zu!

Zeitsparend: Weitere Performance-Optimierungen

Damit Sie im Netzwerk noch schneller und komfortabler arbeiten, haben wir an diversen Stellen im Programm Performance-Optimierungen vorgenommen.

Corona Sonderzahlung auch in 2021

Der Bundestag verlängert die Steuerbefreiung für freiwilligen Sonderzahlungen bis zu 1500 Euro wegen besonderer Belastungen in der Krise bis Juni 2021. Auch die Zuschüsse der Arbeitgeber zum Kurzarbeitergeld bleiben weiterhin steuerfrei.