Spielregeln der digitalen Archivierung
Die 10 Spielregeln der digitalen Archivierung
- Die Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
- Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
- Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
- Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
- Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
- Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
- Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
- Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
- Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
- Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.
Quelle: Bitkom
Ein Muss: die Verfahrensdokumentation
Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden (Ersetzendes Scannen).
Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die Verfahrensdokumentation soll den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.
Hier finden Sie eine Musterverfahrensdokumentation zum Download!
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