Vereine & Ehrenamt: Kein Stress mit der SEPA-Umstellung

Automatische Anpassung ist in der Software von Lexware ab April verfügbar

Die Umstellung auf das neue Format im Zahlungsverkehr ist keine Lappalie, aber auch kein unüberwindbares Hindernis. Vereine fahren besser, wenn sie sich auf eine Software stützen, die schon jetzt die neuen Vorgaben berücksichtigt.

Aktuell steht die SEPA-Umstellung ins Haus. Sie mag manchem Vorstand sauer aufstoßen, bedeutet sie doch bürokratischen Aufwand ohne nennenswerte Vorteile – denn die Erleichterungen betreffen vor allem den internationalen Zahlungsverkehr. Trotzdem müssen auch gemeinnützige Organisationen das SEPA-Verfahren anwenden und sich darauf vorbereiten.

Was SEPA für Vereine bedeutet
Das europäische SEPA-Lastschriftenverfahren ersetzt ab dem 1.2.2014 das herkömmliche Lastschriftenverfahren, das dann nicht mehr möglich ist. Betroffen sind Vereine, die über Lastschriften und Bankeinzug ihre Mitgliederbeiträge einziehen – und das dürften die meisten sein.

Weil es dabei um mehr als ein paar Bankformalitäten geht – nämlich organisatorische, rechtliche und technische Umstellungen – hat der Software-Hersteller Lexware bereits reagiert. Die Updates seiner Vereinssoftware QuickVerein 2013, QuickVerein Plus 2013, Lexware vereinsverwaltung 2013 und Lexware vereinsverwaltung premium 2013, die ab April erhältlich sind, werden Funktionen und Anpassungen enthalten, die eine automatische Umstellung problemlos ermöglichen.

Rechtzeitig Maßnahmen ergreifen
Um am SEPA-Verfahren teilnehmen zu können, müssen die Vereine zunächst einige Maßnahmen einleiten. So muss eine sog. Gläubiger-ID beantragt werden, was ausschließlich unter der Internet-Adresse www.glaeubiger-id.bundesbank.de möglich ist. Die ID muss nach der Freischaltung bei der Hausbank hinterlegt und in der Korrespondenz des Vereins verpflichtend angegeben werden. In den April-Updates der Lexware Vereinssoftware kann die Gläubiger-ID bereits angelegt werden; sie erscheint dann in allen relevanten Dokumenten.

Dann müssen die Bankdaten der Mitglieder auf die IBAN und BIC umgestellt werden, was aber mit der professionellen Software von Lexware keine Probleme bereitet. Ein Assistent hilft bei der Einrichtung, die Umstellung läuft automatisch. Ebenfalls automatisch vergibt die Software die Mandatsreferenz. Mit dieser für das SEPA-Verfahren benötigten Nummer wird jedes Mitglied eindeutig identifiziert.

Neue Musterschreiben und Verwendungszweckvorlage
Doch nicht nur an die benötigten Daten, auch an die begleitenden Maßnahmen hat Lexware gedacht. So enthalten die Neuversionen rechtssichere Musterschreiben, etwa zur Information der Mitglieder, oder eine Ermächtigungserklärung für alle, die am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen.

Eine weitere neue Funktion erlaubt es, die SEPA-Umstellung über die sog. Verwendungszweckvorlage auf dem Kontoauszug des Mitglieds zu kommunizieren, wenn die nächsten Mitgliedsbeiträge eingezogen werden – dadurch kann sich der Verein etliche Briefe sparen.

Bei Sofortbestellung April-Update enthalten
In den Versionen 2014 (lieferbar ab Dezember 2013) werden alle Lexware Vereinsprogramme komplett SEPA-fähig sein. Und wer sich jetzt schon für eines der vier Programme entscheidet, erhält das Update im April mit der automatischen SEPA-Umstellung kostenlos.

Was übrigens nicht vergessen werden darf: Der Verein muss auch seine Satzung und die Beitragsordnung an das SEPA-Verfahren anpassen. Wer sich über weitere Vorgaben und das richtige Vorgehen ausführlich informieren will, findet auf dem Lexware-Portal www.verein-aktuell.de Checklisten und fortlaufende Information zum Thema. Mit dieser Rundum-Unterstützung durch Lexware können Vorstand und Ehrenamtliche dem Stichtag gelassen entgegen sehen.