Payroll Archiv für Lexware

Zusammen mit unserem Partner der ViaControl GmbH, bieten wir Ihnen für die Lexware Lohn- und Gehaltsabrechnung die Möglichkeit, die Lohndokumente der Mitarbeiter sicher online zur Verfügung zu stellen.

Zur Vereinfachung dieser Verwaltungstätigkeiten können die genannten, mittels Lexware erstellten, Dokumente (Lohn- und Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen) dem jeweiligen Mitarbeiter in einem Internetportal (Rechenzentrum) zur Verfügung gestellt werden. Aktuell ist dies für Lohnabrechnungsprogramme der Lexware Pro- und Premiumversionen (auch Lexware Büro Service Komplett und neue Steuerkanzlei) möglich.

Die interne Personalabteilung, der Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsbüro müssen (neben der zentralen Ablage der Dokumente) die einzelnen Lohn- & Gehaltsabrechnungen drucken, falzen und kuvertieren. Anschließend müssen die Abrechnungen verteilt oder auf dem Postweg an die Empfänger versendet werden. Neben den reinen Lohnabrechnungen gilt dies auch für die jährlichen bzw. unterjährigen Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen.

Zukünftig gehören Anfragen der Mitarbeiter wie „Können Sie mir nochmals eine Kopie schicken, ich finde das Dokument nicht mehr“ der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter können sich bei Bedarf die Dokumente jederzeit selbst aus dem Portal herunterladen.


Durch die Aufbewahrungszeit der Dokumente von bis zu zehn Jahren für aktive Mandanten (Mandanten, die nicht mehr aktiv sind, werden nach Ablauf von zwölf Monaten gelöscht) bleiben Ihnen diese lästigen Verwaltungsarbeiten erspart.

Vor dem Hochladen der Dokumente werden diese geprüft. Hierbei werden Personalnummer, Sozialversicherungsnummer, Firmen- und Mitarbeitername abgeglichen. Anschließend werden die Dokumente verschlüsselt ins Portal übertragen.

Die Mitarbeiter haben nach Anmeldung nur Einsicht auf Ihre eigenen Dokumente. Sowohl die Anmeldung, als auch die Übertragung / Ansicht der Dokumente erfolgt verschlüsselt mittels https (entsprechend der aktuell gültigen DSGVO; dieses Verfahren wird z.B. auch beim Onlinebanking eingesetzt).

Das Programm besteht aus einer lokalen Komponente (App) und einem Portal im Internet. Die lokale App dient der einfachen Übertragung der Daten in verschlüsselter Form ins Portal. Hierbei werden die Daten geprüft und verifiziert.

Die Installation der lokalen Komponente ist einfach und benutzerfreundlich, das Setup können Sie hier kostenfrei runterladen:

Setup fürs Payroll Archiv

Anleitung-Handbuch

Die Abrechnung für die Nutzung des Payroll Archivs erfolgt anhand von genutzten Punkten. Diese können Sie einfach im Archiv aufladen und erhalten im Anschluss eine Rechnung. Dank eines freien Startkontingents können Sie das System kostenfrei testen. Sie gehen keine monatlichen Verpflichtungen oder Abo-Verträge ein! Die Bereitstellung einer Lohnabrechnung können Sie über dieses System bereits ab € 0.79 realisieren und sparen dabei Porto, Papier, Toner und arbeit.

Gerne beraten wir Sie hierzu auch individuell, Frau Meyborn und Herr Behrens stehen bei Rückfragen zur Verfügung.